Cada reserva passa por 7 estados diferentes que vamos apresentar aqui: Rascunho - Orçamento - Reservado - Levantar - Em andamento - Devolver - Completo. O estado atual pode ser verificado ao lado do ID da reserva, no canto superior esquerdo, e os estados seguintes no canto superior direito. O registo de Pagamentos é independente do estado da reserva, pelo que pode ser registado em qualquer estado, desde “Rascunho” até “Devolver”.

Quando criado, uma reserva inicia como Rascunho. Aqui, podem fazer todas as alterações necessárias e, se saírem da página, todas as informações são mantidas, o que é muito útil, especialmente ao preparar alugueres mais complexos.

Ao selecionar Orçamento, é enviado um e-mail ao cliente, com todas as informações acerca do aluguer. Se, por exemplo, tiverem um cliente em loja e não for necessário enviar um orçamento por e-mail, basta selecionar Levantar para ir diretamente para este estado.

É sempre possível “Reverter para rascunho” ou “Cancelar reserva”, clicando no botão com “3 pontos”, no canto superior direito.

Quando o cliente confirma que quer prosseguir com a reserva, basta selecionar “Reservar”. Neste momento, é enviado um e-mail ao cliente, com a informação de que os artigos foram reservados.

O painel “Levantar” permite o registo do número de artigos levantados. Neste momento, é enviado um e-mail ao cliente, com a informação de que o aluguer começou.

Quando pelo menos um dos artigos é registado como levantado, a reserva é considerada “Em andamento”.

O registo de pagamentos é independente do estado da reserva, pelo que pode ser registado em qualquer estado, desde “Rascunho” até “Devolver”. Neste exemplo, consideramos um aluguer de €49, com um serviço de transporte no valor de €10, e uma caução de €30. No momento de levantamento, recebemos €30 (dos €59 de aluguer e dos serviços), juntamente com €30 de caução. Isto é completamente ajustável a qualquer operação de aluguer, independente dos momentos em que são feitas cobranças. Depois de registar o valor que se aplica à reserva, basta clicar em “Registar pagamento”, no canto superior direito.

Quando o cliente devolve os artigos, basta clicar em “Devolver”, no canto superior direito, e registar quantos artigos foram devolvidos. É também possível definir se a caução é reembolsada (ou apenas parte).

Ao escolher “Devolver artigos e ir para pagamentos” serão direcionados para o painel de Pagamentos, de forma a registar o valor de depósito a cobrar e a reembolsar.

Neste exemplo, o valor total de €30 de caução é devolvido ao cliente.

Ainda no nosso exemplo, no momento de levantamento apenas recebemos €30 do total de €59 de aluguer e serviços. Depois, vamos receber os restantes €29 e registar no painel “Receber”. Para completar, basta clicar em “Registar pagamento” no canto inferior direito.

Quando todos os pagamentos forem registados, a reserva é considerada “Completa”.

É possível ver todos os pagamentos relacionados com uma reserva - assim é possível controlar o que o que foi cobrado e devolvido até ao momento.

A sequência de estados de reserva não é unidirecional: podem sempre voltar ao estado anterior e corrigir algum potencial erro. Se tiverem alguma questão, não hesitem em falar connosco!